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做好文件傳閱工作要注意這5點

  文件傳閱是辦公室的一項日常工作,看似簡單,實則不然,需要我們耐心、細心和用心。結合近年來從事這項工作的實踐,我總結,做好文件傳閱工作要牢記“勤登記、細分類、巧變通、知內容、常備注”。

  1、勤登記

  簽收登記務必完整詳細,必須記錄文件的字號、密級、文件名、來文單位、收文時間、緊急程度等基本信息。在進入文件處理流程之后,要及時掌握和跟蹤文件處理的最新動態,隨時登記、記錄。此外,近年來電子政務網絡OA辦公系統不斷推廣,功能越來越完善,其文件處理方面的功能,我們也要熟練掌握、規范使用。

  2、細分類

  文件的緊急程度、重要性、密級、領導批示、需閱處的領導等不盡相同,必須做好分類,給不同類型的文件配備專用文件夾,有效提高文件傳閱的速度和質量。

  如按照緊急程度可將文件分為特急件、急件、平件,要將不同類型文件分類傳閱。這樣既方便領導根據文件的緊急程度、重要程度及時處理文件,又可以提醒自己按照文件處理的不同要求對文件進行傳閱。

  3、巧變通

  對文件傳閱,各單位都有一套標準和固定的流程,但是對一些急件、領導批示件,要做到急事急辦,以免誤事。

  例如,對一些急件,可以跟領導或領導秘書聯系后,及時將文件送達約定位置給領導閱簽,或者由領導指定其他領導代為閱簽。

  4、知內容

  做好文件傳閱工作,不論是否需要提出擬辦意見,都需要認真學習所傳閱的文件內容。這樣便于從領導的角度思考和區分哪些文件較為重要緊急,需要優先處理。簡言之,就是通過學習文件,從而更準確地對文件進行分類。這比機械的用文號類型、密級來給文件分類更能提高服務質量。若傳辦文件時領導隨口問起有關內容和處理建議,也能有的放矢。

  5、常備注

  作為辦文人員,在處理文件過程中,要及時在文件簽批處理單上的合適位置備注文件的處理情況,以免日后忘記。

  例如領導在文件上批示“復印一份給我”,如復印后已送領導,應在處理單上及時備注“已復印送某領導”。

  又如有的文件很緊急,通過電話告知領導后,也應及時在文件處理單上備注“已于××日××時電話告知某領導”,如領導有指示,也應一并備注。

  在文件處理單上備注文件處理的情況,既便于自己記錄,也便于后面閱文的領導了解文件的有關處理情況,簽批時心中有數。

責任編輯:王曉莉

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